REMBOURSEMENTS DE FRAIS A VOS TRAVAILLEURS
Nouveautés, recommandations pratiques et pièges à éviter
Les remboursements de frais exposés par les travailleurs pour les besoins de l’exercice de leur fonction (par exemple, des frais de représentation) sont, en principe, exonérés de cotisations de sécurité sociale et d’impôts.
Dans ce cadre, nombreuses sont les entreprises qui accordent des indemnités de frais fixées forfaitairement, très souvent sur base mensuelle. Toutefois, la prudence s’impose, sachant notamment que l’Inspection de l’ONSS postule régulièrement la régularisation de cotisations sociales sur tout ou partie de ces forfaits.
Dans ce contexte, le webinaire proposé vous apportera des recommandations pratiques vous permettant en tant qu’employeurs de sécuriser votre pratique de forfaits de frais (par exemple, via une demande de ruling fiscal) et d’anticiper une possible contestation sur le plan (para)fiscal.
Les nouveautés en la matière seront mises en évidence, dont les lignes de conduite, souvent non publiées, du Service des rulings et/ou de l’ONSS, s’agissant des indemnités de télétravail notamment.
Lors du webinaire, réponse sera donnée aux questions suivantes notamment :
- Que couvre la notion de « frais propres à l’employeur » ? Quelles sont les méthodes possibles de remboursement de ces frais ?
- Comment procéder pratiquement pour établir les forfaits de frais applicables dans l’entreprise ? Faut-il catégoriser ? Faut-il ventiler les frais ?
- Quels sont les forfaits acceptés par l’ONSS et le fisc ? Comment réagir en cas de contrôle ? Peut-on trouver appui dans de la jurisprudence récente ?
- Est-il utile de faire valider les forfaits de frais par le Service des rulings ? Quelle est la procédure ?
- De quels documents internes l’employeur doit-il disposer au sujet des forfaits de frais ?
Votre orateur
Nadège Toussaint
Avocat – Senior Associate
CLAEYS & ENGELS Avocats | Ius Laboris Belgium | Global HR Lawyers